Importancia de los procesos técnicos dentro de la actividad bibliotecaria ( adquiziciòn y catalogaciòn de informaciones)

Introducción

Hablar de catalogación y clasificación bibliográfica en forma concisa es una tarea un tanto difícil por la magnitud y complejidad que este tema encierra.

No obstante lo anterior me he atrevido a hacerlo, pretendiendo en este artículo dar un panorama general de estas actividades, así como analizar las variantes que se presentan en los diversos tipos de bibliotecas.

Este documento no pretende ser una guía condensada de cómo realizar u organizar la catalogación y clasificación, sino presentar a la gente que se inicia en estas actividades una panorámica global de ellas.  La gente interesada en ahondar más en cada uno de los puntos que se tocan puede acudir a las obras que se señalan en la bibliografía y a otras que tratan el tema de una manera más amplia.

Funciones básicas del área de procesos técnicos

El objetivo primordial de las bibliotecas es apoyar las actividades de investigación, docencia y difusión de la cultura que se llevan a cabo dentro de las instituciones a las cuales pertenecen.

Para poder cumplir eficaz y eficientemente con este objetivo en las bibliotecas se llevan a cabo las siguientes funciones:

1. Seleccionar y adquirir los materiales bibliográficos
2. Organizar los materiales para su adecuada consulta a través de las actividades de catalogación y clasificación
3. Proporcionar al usuario los materiales bibliográficos
4. Orientar a los lectores para aprovechar al máximo los recursos bibliográficos que la biblioteca les brinda

Las dos primeras funciones son comúnmente conocidas como procesos técnicos y las dos últimas como servicios al público.

Con base en lo antes expuesto, podemos definir a los procesos técnicos como la serie de actividades tendientes a proveer a la biblioteca de los materiales necesarios, as como a su adecuada organización para que los servicios al público se puedan prestar de una manera conveniente.  Así mismo, cabe señalar que entre los procesos técnicos y los servicios al público existe una estrecha relación, pues de la buena realización de los primeros depende que se presten mejores servicios.

Los procesos técnicos según nos señala M. Bloomberg,⁽¹⁾  tienen las siguientes funciones básicas:

1. Adquisición de materiales bibliográficos
2. Organización y procesamiento de los materiales bajo patrones usados por el Departamento de Catalogación
3. Mantenimiento del acervo y sus registros (principalmente catálogos al público y topográfico) los cuales proveen el acceso a la colección

Respecto a la asignación de estas funciones a secciones o departamentos, cabe mencionar que en la mayoría de las bibliotecas se ubican en dos unidades diferentes: la de selección y adquisición; y la de catalogación y clasificación.  Esta última sección o departamento muchas de las veces es también llamado Procesos Técnicos, lo que motiva que en ocasiones al referirnos a las actividades de procesos técnicos en realidad aludimos a las actividades de catalogación y clasificación.

La adquisición de materiales bibliográficos es una de las actividades más importantes de las bibliotecas, pues "para adquirir los libros y otros materiales necesarios para los objetivos de enseñanza e investigación de los estudiantes, profesores e investigadores de la universidad de una manera eficiente, el bibliotecario debe tener conocimiento de organización de bibliotecas, administración de personal, operaciones de compra, contabilidad, etc., además de estar familiarizado con las principales fuentes bibliográficas del mercado editorial, con las principales editoriales y/o librerías y otros auxiliares para el desempeño de su trabajo.  Debe, también poseer la capacidad administrativa para dirigir, supervisar y controlar esa importante sección de la Biblioteca.”⁽²⁾

No obstante que las actividades realizadas en el área de adquisiciones están estrechamente ligadas a las llevadas a efecto en el área de catalogación y clasificación, no se ahondará más en ellas por no ser el objetivo principal de este trabajo.

Por lo anterior, a continuación pasaremos a analizar las actividades de catalogación y de clasificación o de procesos técnicos como se denominan en algunas de nuestras bibliotecas.

Catalogación y clasificación

Para que los materiales bibliográficos puedan ser integrados a la colección y consultados por los usuarios requieren de dos actividades básicas: la catalogación y clasificación.

La catalogación consiste en la serie de actividades dirigidas a preparar los ficheros o catálogos necesarios para uso del público, así como algunos de uso interno para el personal de la biblioteca.

Con lo anterior se cumplen los propósitos que Cutter, hace cien años, definió para la catalogación:

1. Permitir a una persona localizar un libro:

1. Si el autor es conocido
2. Si el título es conocido
3. Si el tema es conocido

2. Mostrar lo que la biblioteca tiene:

1. Sobre un autor determinado
2. Sobre una materia determinada
3. Sobre un determinado tipo de literatura

3. Auxiliar en la elección de un libro

1. Tomando en cuenta sus peculiaridades bibliográficas (diferentes ediciones)
2. Tomando en cuenta sus características literarias o temáticas

Si analizamos los propósitos anteriores, podemos darnos cuenta que para llevarlos a la práctica se requiere lo siguiente:

1. Describir detalladamente los rasgos característicos del material bibliográfico tales como: el autor, el título, la persona o personas que intervienen como coautores, traductores, ilustradores, prologuistas, etc; el lugar y fecha en que se editó, quien lo editó, y sus características físicas tales como tamaño, tipo de ilustraciones, paginación y otros detalles.

2. Determinar cuáles son los puntos a través de los que puede ser accesible la información.  Lo anterior implica definir todas las posibles formas a través de las cuales el lector puede buscar un material: por autor personal, por autor individual, por coautores, por traductores, por prologuista, por título, etc.

3. Realizar un análisis del contenido intelectual de los materiales bibliográficos con la finalidad de precisar las materias o temas que toca.

Los dos primeros puntos constituyen la catalogación descriptiva, que como su nombre lo indica consiste en describir los materiales bibliográficos para que 'posteriormente el usuario pueda identificar aquellos que le son útiles.

El tercer punto se refiere a la catalogación por materias o temática, su finalidad es presentar al lector a través del catálogo una serie de obras que tratan sobre determinado tema.

La catalogación temática está estrechamente relacionada con la clasificación, puesto que ambas permiten mostrar al usuario lo que la biblioteca tiene sobre determinado tema, pero mientras la primera lo hace por medio del catálogo, la segunda permite hacerlo físicamente con el material.

Otra circunstancia que fortalece su interrelación es el hecho de que para poder reunir en un lugar los materiales que tocan el mismo tema, es necesario primeramente realizar un análisis del contenido intelectual de las obras para determinar el tema principal que tratan, y ubicarlo dentro del lugar que le corresponde en un sistema de clasificación bibliográfica.

Con base en lo antes expuesto podríamos plantearnos la siguiente interrogante: ¿si la clasificación y los encabezamientos de materia tienen más o menos la misma función, podríamos prescindir de uno de ellos?.  La respuesta es negativa, pues la clasificación únicamente nos permite un punto de acceso, mientras que usando encabezamientos de materia se diversifican, esto es, si tenemos una obra cuyo título es: "Tratado de Química y Física", por medio de la clasificación únicamente podemos ubicarla en un lugar: Química o Física mientras que merced al uso de encabezamientos de materia podemos localizar esta obra a través de Física o de Química.

Como puede apreciarse, las actividades de catalogación y clasificación están íntimamente relacionadas y son complementarias, por lo cual algunos autores como F. S. Bernhart⁽³⁾ señalan para la catalogación de libros las siguientes funciones básicas:

1. Asentar los libros en un catálogo por autor y título.
2. Describir los libros para identificar cada uno de ellos como una unidad.
3. Seleccionar la palabra o frase que identifica las materias de los libros.
4. Organizar los libros de acuerdo a una clasificación lógica del conocimiento humano

A) Catalogación descriptiva

Para la realización de la catalogación descriptiva, P. Zamora⁽⁴⁾ señala que la biblioteca debe adoptar un código o reglas de catalogación lógicas y sencillas para que puedan ser entendidas y utilizadas adecuadamente por los lectores, lo que les permitirá el fácil manejo del catálogo, y poder determinar rápidamente si la obra que desean existe en nuestra biblioteca.

Las reglas de catalogación de que disponemos y que se usan en la mayoría  de nuestras bibliotecas son las Reglas de Catalogación Angloamericananas en su segunda edición.

El carácter internacional de este código, así como la gran variedad de ejemplos que contiene producto de una larga experiencia, nos permite su adopción; sin embargo, no podemos dejar pasar por alto que para que cubran totalmente nuestras necesidades es necesario un correcto trabajo de revisión, adaptación e interpretación.

B) Clasificación bibliográfica

La clasificación bibliográfica consiste en asignar un lugar a cada libro dentro de una organización Sistemática del conocimiento humano.

En nuestras bibliotecas se usan actualmente dos sistemas de clasificación: el sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso de los  E. U. (Clasificación L. C.) y el sistema de clasificación de Melvin Dewey.

El sistema de clasificación de Dewey divide el conocimiento humano en diez grandes clases, y a su vez cada una de éstas se subdividen en diez grupos, volviéndose a subdividir cada uno de ellos en diez números, cada uno de los cuales Puede ser subdividido en decimales.

“Entre las ventajas del sistema podemos mencionar que es lógico. sistemático, flexible, completo, permite la inclusión de dos asuntos, se mantiene actualizado, está impreso y sostiene un índice alfabético auxiliar para un rápido manejo".(5)

Este sistema se usa principalmente en nuestras bibliotecas públicas.